Souvent évoquée depuis quelques années, sans que l’on sache toujours de quoi il s’agit ou surtout ce que cela peut apporter à chacun, la dématérialisation doit surtout amener à se poser la question suivante : « comment re-penser nos démarches, nos processus, avec l’offre informatique aujourd’hui et demain ? »

Abordons ici les principaux enjeux que représente cette approche, particulièrement pour les collectivités locales.

La dématérialisation : du papier aux documents électroniques, avantages immédiats, point d’attention

Réduire l’encombrement

Le premier avantage des documents électroniques est bien sûr pratique : il est possible de disposer de milliers de documents sur une simple clé USB ou un disque sécurisé, plutôt que des cartons et salles de stockages importants pour l’équivalent papier.

Faciliter l’accès aux documents

Les documents électroniques peuvent être facilement copiés, transportés d’un support à l’autre. Il est également simple d’y ajouter des restrictions d’accès pour des problématiques de sécurité, mais aussi une véritable authenticité par la mise en œuvre de signatures électroniques fortes.

Rendre plus efficace la recherche

Retrouver le bon document n’est pas toujours aisé. Dans leurs versions électroniques, chacun y gagne en pertinence et en rapidité, sous réserve de correctement classer les documents à leur enregistrement, mais aussi par le développement de nouveaux moteurs de recherche toujours plus puissants.

Un axe d’amélioration connu : la lecture

La difficulté de lecture des documents électroniques est souvent remontée comme la principale cause de rejet des solutions électroniques. Cela tient pour l’essentiel à ce que nous sommes habitués à disposer de documents « verticaux », tandis que l’ordinateur présente depuis longtemps un affichage horizontal. Cela se réduit grandement par l’avènement des tablettes numériques, qui permettent une lecture dans un sens horizontal mais aussi vertical, avec une amélioration constante de l’affichage pour amoindrir la fatigue de lecture souvent observée par l’utilisation de dispositifs « lumineux ».

Revenir à l’origine du document

Contexte

Si l’on cherche à dématérialiser les documents papier, il est également utile, voire indispensable, de se poser la question de leur réelle utilité. On pourra distinguer ainsi les documents durables dans le temps, tels que des comptes-rendus, documentation utilisateurs, etc, des documents temporaires tels que des attestations, des formulaires. Pour cela, un regard nouveau est à porter au niveau des processus métiers, consommateurs et producteurs de ces documents.

Réduire le nombre de documents autour d’un processus

En revisitant les processus métiers, il faut s’attacher à retrouver la raison d’être des différents documents demandés. À chaque occurrence, il sera ainsi possible de trouver d’autres sources de données, souvent électroniques, qui remplaceront utilement le document initialement attendu. Le développement de l’offre open-data (données librement disponibles) y contribue largement. Il est également fréquent de découvrir qu’aujourd’hui certains documents ne sont même plus attendus, grâce à des évolutions réglementaires par exemple.

Éviter les ressaisies

Beaucoup de documents demandés, autour d’un processus métier, servent à obtenir ou à vérifier des informations nécessaires pour ce processus. Cela nécessite alors souvent une ressaisie de ces informations (par exemple l’adresse d’un établissement indiqué sur un document papier, qu’il faut ressaisir sur le formulaire du processus…), avec autant de risques d’erreurs. Avec les documents électroniques, rien que le copier/coller permet de réduire ces erreurs, mais aussi et surtout il sera de plus en plus souvent possible d’intégrer directement les données structurées du document dans le processus lui-même. Un simple chargement d’une facture électronique mixte (PDF + données structurées) dans le logiciel comptable préchargera une grande partie des informations nécessaires : gain de temps, et réduction des erreurs de saisies !

S’attacher à l’essentiel, ne pas valider à nouveau ce qui l’a été

Les processus métiers, y compris réglementaires, évoluent dans le temps. Cela ne se fait pas toujours en revisitant le « pourquoi » des différentes informations et documents demandés. Progressivement, ces mêmes informations deviennent disponibles sur des sites officiels : le but visé est de permettre à chaque usager de ne communiquer qu’une seule fois les informations qui le concernent, et rendre disponibles celles-ci pour toutes les administrations.

Et les processus redeviennent réellement multi-acteurs

L’un des aspects les plus intéressants dans la mise en œuvre de processus dématérialisés est de rendre ceux-ci de nouveau réellement collaboratifs, multi-acteurs. Ce n’est plus le dossier qui transite d’un service à l’autre, d’un utilisateur à une administration, mais bien le processus lui-même qui devient le lieu d’échange unique, accessible par tous.

Pour le secteur public

Fluidifier les échanges

En disposant d’un véritable outils documentaire électronique et une gestion de processus métier efficace, les collectivités développent de véritables échanges avec les entreprises, les citoyens, et les autres administrations.

Valoriser le savoir-faire des collectivités

Les compétences et expertises des équipes présentes dans nos collectivités sont souvent polluées par le temps perdu sur le traitement de documents papier – et les sources d’erreurs que cela entraîne !

La mise en œuvre d’une approche dématérialisée des documents et processus permet de réduire sensiblement cela, et offre ainsi autant d’occasions de mettre en avant le savoir-faire de vos équipes.

Optimiser le circuit des informations

La plupart des processus nécessitent des informations d’origines très diverses. L’utilisation efficace de sources reconnues de données, internes à vos services mais aussi externes, permet d’améliorer la qualité et la pertinence de celles-ci tout en réduisant les délais d’obtention : prendre l’information à sa source, ou la demander si celle-ci n’est pas connue – et uniquement dans ce cas !

Devenir acteur et contributeur

L’offre open-data est également une formidable opportunité pour les collectivités : en devenant acteur du sujet, par la promotion de l’offre locale notamment, mais aussi contributeur par la mise à disposition progressive de différentes données publiques.