Sauvegarder et accéder aux documents en situation de mobilité

Les missions chez nos clients nous amènent à être régulièrement en situation de mobilité.

Cette mobilité amène une contrainte importante : C’est aux collaborateurs d’effectuer une sauvegarde de leurs documents professionnels.

J’ai voulu profiter de cette contrainte pour trouver une solution permettant tout à la fois de sauvegarder mes documents de manière sécurisée et d’y accéder en situation de mobilité.

Quelles solutions ?

J’ai commencé par identifier plusieurs solutions (dans l’environnement personnel et professionnel) :

• La sauvegarde sur des supports physiques externes : disque dur, Nas, clé USB…mais au delà du fait qu’elles m’obligent à les avoir en permanence avec moi, ces solutions reposent sur des supports physiques et donc en cas de destruction ou perte du support, bye bye les données
• Les solution proposée par les FAI : Elles sont simples mais liées à votre contrat de téléphonie/internet…donc si plus de contrat, forcément, plus d’espace de stockage
• Les solutions on line/cloud gratuites ou payantes proposée par différents fournisseurs (Dropbox, Google Drive, One drive, etc)…plutôt intéressantes mais ne pas savoir où sont stockées les données reste problématique
• Le solutions de Cloud personnel : je dispose d’un produit MyCloud composée d’un NAS installé chez moi et d’applications Web ou à installer sur votre PC…mais qui ne fonctionne que sous Windows (ah je ne vous l’ai pas dit ? Mon PC pro est sous Ubuntu !)
• Libre Logic mets à la disposition de ses collaborateurs un ensemble d’applications dont une solution de GED (s’appuyant sur le produit Alfresco). Si cette solution constitue le lieu de gestion et d’archivage de la production documentaire liée aux projets internes ou « client »,celle-ci n’a pas vocation a être le lieu de sauvegarde de documents en cours d’élaboration (sauf si un travail collaboratif est nécessaire)

La solution qui m’a semblé répondre à l’ensemble des exigences était de mettre en place un lieu de stockage externalisé (chez un fournisseur en qui j’ai confiance) que je maîtrise, accessible en ligne couplé à une application performante pour la synchronisation.

Et la solution est ….Owncloud !

Une application s’est rapidement distinguée (notamment car déjà utilisée et éprouvée par Thierry Mallard, gérant de Libre Logic) : Owncloud.

À la différence de Dropbox ou Google Drive pour ne citer que deux alternatives commerciales, les fichiers sont sur un serveur que vous contrôlez, soit chez vous, soit hébergé chez un prestataire en qui vous avez confiance.

Owncloud vous propose les fonctionnalités suivantes :

• Interface Web proposant :
  • la navigation dans l’arborescence de vos dossiers
  • Recherche plein texte
  • Indexation par mots clés
  • Gestion des droits d’accès
  • Client de synchronisation (linux, Windows) à installer sur les postes des utilisateurs et permettant de mettre à jour automatiquement sur votre serveur Owncloud les fichiers présents sur votre poste
  • Possibilité de donner accès à un document unique à des personnes extérieures (client, comptable)
• Accès Webdav (pour créer un raccourci sur votre bureau vers l’espace de stockage en ligne)
• Accès FTP
• Édition en ligne (synchrone si vous le souhaitez avec plusieurs collaborateurs) avec Collabora*

*Collabora online est une version d’Office Online installable sur vos serveurs. Les documents stockés dans Owncloud sont éditable en ligne via Collabora online.

Collabora Online propose l’édition :

• de tableaux
• de présentations
• de documents

Hébergement chez la “Mère Zaclys”

OwnCloud ne s’occupe cependant que de la partie applicative (organisation des documents, synchronisation), il me restait donc à mettre en place un lieu de stockage.

Deux options s’offraient à moi :

• La configuration de mon NAS personnel Mycloud pour installer Owncloud
• L’achat d’un serveur virtuel online « vierge » à configurer pour installer Owncloud

Ces options se sont montrées techniquement complexes et difficiles à mettre en place compte tenu de mes compétences techniques. Il m’a donc fallu trouver quelque chose de plus accessible et facilement applicable par des collaborateurs ayant un profil moins technique.

Après une veille sur les offres packagées « owncloud + serveur de stockage ready » j’ai identifié celle de « la mère Zaclys » (Il est à noter que l’offre de fournisseurs Français sur ce type de produit est très limitée).

J’ai pu testé gratuitement cette offre (avec un espace de stockage limité).Ll’expérience s’est montrée satisfaisanten, ce qui m’a incité à passer à la version « payante » (qui correspond en fait à un don à l’association).

Bilan

En place depuis maintenant un mois, cette architecture me convient parfaitement. Je peux me déplacer maintenant sans me préoccuper de la sauvegarde de mes documents celle-ci se lançant dès que je suis connecté au réseau Internet.

Et vous quelle solution avez-vous mis en place pour sauvegarder et accéder aux documents en situation de mobilité ? Faites nous part de vos expériences et n’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez être accompagné sur un projet similaire.