Nous étions une nouvelle fois, cette année, au salon du numérique de la Rochelle les 10 et 11 octobre.

Cet événement constitue une occasion pour Libre Logic de faire le point sur les problématiques exposées par ses clients durant cette dernière année et ayant trouvé une réponse dans le cadre de projets concrets que nous avons pu mener (ou auxquels nous avons pu participer).

La dématérialisation des processus et documents

« Est-ce que quelqu’un pourrait me dire où se trouve la facture pour la prestation ?». Cette phrase entendue chez un client lors d’une intervention parlera à beaucoup d’entre vous.

Guidée par la volonté de savoir à tout moment où se trouve un document et de tracer les actions sur celui-ci, la dématérialisation se met en oeuvre (ou se poursuit) dans les entreprises.

Dématérialisation des documents et dépôt dans une GED

Le déploiement récent, que nous avons accompagné d’une solution de Gestion Electronique de Document dans une entreprise pour stocker les documents liés aux processus opérationnels ou à la vie sociale et RH, a également été une opportunité pour repenser les processus d’élaboration et/ou de validation de documents. En particulier, les factures papier reçues sont numérisées, injectées et validées via cette GED. Des interfaces applicatives permettront de faire de cette GED un référentiel interrogeable par les applications consommatrices (ou émettrices) de ces documents.

Mettre à disposition de ses usagers ou clients des document qui les concernent

La prochaine étape pour cette entreprise ? Mettre à disposition de ses usagers/clients sur un espace sécurisé l’ensemble des factures et relevés envoyés jusqu’à présent par courrier. Les avantages ? Pour les usagers, les documents sont disponibles à tout moment. Pour l’entreprise, plus de courriers papiers à imprimer ou à mettre sous plis.

Vers l’EDI ?

Cette dématérialisation concerne également les échanges B2B et trouve son aboutissement dans l’abandon des versions papiers pour les éléments comptables et financiers au profit d’un échange de données informatisées (EDI) entre systèmes d’informations.

La sécurité des systèmes d’information

Les cyber attaques récentes à un niveau mondial et plus localement en France ont illustré la vulnérabilité de systèmes d’information des structures ayant négligé leur sécurité (par oubli ou manque de compétences).

Plus particulièrement, les sociétés pour lesquelles nous intervenons nous ont fait part de leur problématiques quand à :

• La sécurisation des données notamment quand elles sont accessibles via Internet.
• L’impact de l’application du RGPD en 2018.
• La gestion des mots de passe multiples pour accéder à différents outils

Libre Logic vous à présenté les mesures à mettre en place pour sécuriser votre SI lors d’une conférence organisée dans le cadre du Salon du Numérique de La Rochelle.

L’externalisation de son SI ?

Les solutions Saas

Ces solutions Software As A service, « logiciel en tant que service « constituent une solution séduisante pour les structures n’ayant pas les moyens de mettre en place et gérer une infrastructure de bas niveau (serveurs applicatifs ou de bases de données, nom de domaines).

Facilement déployables dans une structure (paiement d’un abonnement et demande d’une URL d’accès), elles posent néanmoins question quand à :

• la réversibilité des données pour tout utilisateur souhaitant migrer vers une solution (Saas ou sur ses propres serveurs)
• la sécurité des données stockées. Lorsqu’il s’agit de données sensibles ou confidentielles, l’entreprise est obligée de prendre des dispositions contractuelles avec le fournisseur.

Ces solutions sont particulièrement présentes sur les domaines suivants :

• le gestionnaire de relation client (CRM) ;
• la visioconférence ;
• la gestion des ressources humaines ;
• la messagerie et les logiciels collaboratifs.

L’externalisation de la gestion de son SI ?

Gérer un parc informatique et applicatif dans un établissement ou une structure de petite ou moyenne taille, constitue – de par la complexité des outils, des interfaces multiples, de la sécurité et de la disponibilité réglementaire – une charge de travail de plus en plus lourde à assumer pour un technicien ou un RSI seul.

L’externalisation de la gestion de votre SI peut se faire à deux niveaux :

• l’infogérance pour la maintenance de vos serveurs
• la Direction des Systèmes d’information

Cette externalisation présente les avantages suivants :

• Dimensionnement au plus juste de son SI
• Veille technologique et réglementaire
• Recentrage pour l’entreprise sur son coeur de métier
• Maîtrise des coûts
• Une vision nouvelle pour vos perspectives de développement dans le cadre d’un schéma directeur

Accéder à l’information en situation de mobilité

S’assurer que l’on dispose de l’ensemble des pièces d’un dossier sur on ordinateur, faire une copie le cas échéant…et se rendre compte que l’on a oublié un élément une fois sur place. Cette mésaventure se renouvelle pourtant encore dans les entreprises…alors que les solutions existent pourtant pour accéder au bon document ou à la bonne information à tout moment.

La sauvegarde externalisée et automatique des documents

Si l’entreprise dispose d’une solution de GED accessible via une URL, le collaborateur est un collaborateur heureux, l’ensemble des documents étant à sa disposition (sous réserve bien sûr d’un accès internet).

Si ce n’est pas le cas d’autres solutions existent, Libre Logic vous les présente dans un article consacré au sujet.

Des accès aux applications via des interfaces adaptées

L’accès à ces données se faisant de plus en plus par des tablettes et smartphones, des interfaces dédiées sont nécessaires, soit par le biais d’applications mobiles spécifiques, soit par le biais d’interfaces s’adaptant au terminal utilisé (Responsive Design). La sélection d’un progiciel devra donc se faire en intégrant ce critère.